Todoist: Cómo sacar el máximo provecho

Acompáñame a revisar la lista de principios que he destilado y recolectado a lo largo de mi travesía por el mundo de la organización y la productividad personal.

Para la mayoría de nosotros, la pandemia significó un cambio rotundo en la forma de vida que acostumbrábamos hasta entonces. En alguna u otra dimensión, todos comenzamos a hacer al menos una cosa de un modo distinto. Y en definitiva, a todos nos dejó alguna enseñanza.

En mi caso, el aburrimiento propio de las estrictas cuarentenas que se implementaron por aquella época, me obligó a buscar maneras de ocupar el tiempo. Así recuperé un abandonado hábito de lectura y, en el camino, me encontré con un mundo que me pareció sumamente interesante: el de la productividad.

Luego de leer Getting Things Done de David Allen, vinieron una serie de otros libros —entre ellos Hábitos atómicos de James Clear, The Power of Habit de Charles Duhigg, Digital Minimalism y Deep Work de Cal Newport, Hyperfocus de Chris Bailey, Range de David Epstein, How to take Smart Notes de Sönke Ahrens y Ultralearning de Scott Young— que me incentivaron a repensar mi cotidianidad y perfeccionar mis antiguos métodos.

En lo que aquí nos convoca, me referiré de la manera más concisa posible al uso de una lista de tareas para el registro, organización y realización de todas las acciones que debemos llevar a cabo en un día cualquiera. Para tal efecto, usaré conceptos propios de la app Todoist que por estos días es probablemente la más completa en términos de funciones y amigable en cuanto a su uso. Se descarga de manera gratuita, aunque cuenta con una versión de pago que incluye funciones adicionales. Sin embargo, para los propósitos de un recién iniciado las funciones básicas bastan y sobran.

Como esta guía no es ni pretende ser una documentación técnica ni funcional de la aplicación y considerando que la mayoría de sus potenciales usuarios disponen hoy de habilidades suficientes para interactuar con un programa computacional, no ahondaré en esos detalles, si no que pasaré directamente al meollo del asunto.

Me he propuesto delinear algunos principios generales respecto del uso de una lista de tareas, los cuales emanan de mis lecturas, los tutoriales que he visto y los cursos que he seguido y constituyen requisitos básicos para el éxito. En otras palabras, se trata de un compendio resumido con todas aquellas consideraciones que se deberían tener a la hora de implemenetar una lista de tareas con resultados satisfactorios.

En general, un sistema de organización personal nos proprociona las herramientas para enfrentar ese estado en que sentimos que hay algo que deberíamos estar haciendo y que no estamos haciendo simplemente porque no sabemos qué es. Este estado, nos mantiene en una tensión constante que no cuenta con solución posible (Allen, 2015). Cuando no contamos con buen sistema de organización, terminamos encontrándonos haciendo muchas cosas a la vez, situación que divide nuestro enfoque en tantos objetivos que ninguno recibe la atención que merece (Carroll, 2018).

Cada componente de este sistema debe tener ciertas características que resultan fundamentales. En particular, la lista de tareas tiene que proveer un balance entre rigidez —con demasiadas reglas de funcionamiento y estructura— y laxitud —equivalente a no tener sistema en lo absoluto—, es decir, debe ser dinámico y adaptable. En este sentido, se recomienda comenzar con un solo proyecto en Todoist, sin etiquetas y sin banderas, únicamente con tareas. Lo importante al inicio son las tareas y no la manera en que las organizamos, que para eso tenemos todo un futuro por delante.

La lista de tareas, en tanto componente fundamental de cualquier sistema de organización personal, ha de ser también simple y funcional. Las razones son claras: simple es efectivo y funcional es mejor que perfecto (Ferguson, 2014). Se sugiere considerar una lista única, cuyo uso sea exhaustivo y consistente, que esté libre de ítems que nunca serán completados, que sea actualizada con regularidad y donde los ítems estén priorizados según su importancia (Gillihan, 2018). ¿Mucho de una vez? Vamos por parte.

Según un mito popular, en plena carrera espacial los estadounidenses se dieron cuenta de que los bolígrafos no servían en el espacio porque, en ausencia del campo gravitatorio de la Tierra, no hay nada que haga que la tinta fluya hacia el papel. En vez de gastar millones de dólares en desarrollar un bolígrafo capaz de escribir en el espacio, los rusos eligieron el lápiz grafito (Ahrens, 2017). Exactamente la misma premisa aplica a la hora de mantener una lista de tareas en Todoist. No hay que perderse creando Proyectos, Etiquetas o Filtros o definiendo la prioridad de cada tarea con banderas azules, amarillas o rojas: lo importante es que cumpla su función sin volverse demasiado compleja en el camino. El primero principio se resumen en dos palabras clave: simplicidad y funcionalidad.

En segundo lugar, la lista de tareas ha de ser única. Si se tiene una lista en un cuaderno, otra en digital y una tercera en una pequeña libreta, tarde o temprano quedarán tareas importantes sin hacer. En nuestro caso, Todoist nos permitirá crear distintos proyectos y aunque pudiera parecer que esta acción viola el principio en cuestión, la lista sigue siendo única aunque tenga varios proyectos. Lo importante es que todo está en un mismo lugar.

Particularmente, yo mantengo tres proyectos. El primero se llama "Lista de lectura". Allí es donde anoto todo lo que quiero leer pero que no puedo leer de inmediato por razones de agenda, por ejemplo, hipervínculos de páginas de internet con información interesante, títulos de libros que debo leer en algún momento pero que no puedo leer ahora por estar leyendo otros o los números de la revista New Scientist que tengo pendientes. El segundo se llama "Rutinas" y contiene todas aquellas tareas que se deben repetir a diario, semanal, mensual o incluso anualmente. Allí van por ejemplo mis rutinas de higiene personal, el Weekly Review con una secuencia de subtareas (actualizar las apps del teléfono, despejar el escritorio del computador, limpiar la carpeta de descargas, entre otras), la limpieza de filtros de ciertos electrodomésticos y los cumpleaños de personas importantes. El tercer y último proyecto se llama "Casa" y es un proyecto compartido con mi pareja donde registramos y asignamos las tareas domésticas. Así nos vamos turnando los deberes y cada uno sabe lo que le toca hacer cada día.

En tercer lugar, la lista ha de ser exhaustiva. Esto quiere decir que no puede haber absolutamente ninguna tarea que se quede afuera de la lista, a menos que se trate de alguna acción que demande tan poco tiempo y esfuerzo como para que se pueda realizar en el momento mismo en que surge la necesidad. Por ejemplo, si veo que hay libros desparramados sobre las mesas del living-comedor, en lugar de registrar la tarea, simplemente la realizo y ya. Un buen criterio para decidir si una tarea requiere ser resuelta de inmediato sin pasar siquiera por la lista de tareas es si se puede completar en menos de dos minutos. Si es así, se resuelve enseguida; si no, se registra en la lista.

En cuarto lugar, la lista ha de ser usada de manera consistente. Cuando comenzamos un nuevo hábito, los primeros días no suelen suponer ningún desafío. Estamos altamente motivados por mantener el hábito y creemos que esta vez sí que todo será diferente. Pero basta que pasen un par de semanas para que bien lo hayamos pasado por alto un día o bien lo hayamos dejado de realizar por completo. Ya no nos sentimos tan motivados como al comienzo y, a pesar de que en la mayoría de las ocasiones lo seguiremos encontrando valioso, la fuerza de voluntad no nos acompaña. En este sentido, sugiero colocar una o múltiples alarmas durante el día para recordar revisar las tareas pendientes o bien una en la noche para revisar si se cumplieron las tareas que se habían definido para ese día. Otra opción, es definir una alarma para un momento en el día en que sepamos que vamos a poder dedicar, por ejemplo, una hora para avanzar con algunas tareas.

En quinto lugar, la lista ha de mantenerse libre de ítems que nunca serán completados. Este es uno de esos puntos en los que tarde o temprano terminarás fallando. Lo digo porque me ha pasado en un sinfín de ocasiones. Agrego una nueva tarea a Todoist, le pongo una fecha de vencimiento y no la cumplo. Y lo que es peor: la postergo un día tras otro hasta que al final soy lo suficientemente honesto para reconocer que nunca la haré y la elimino. No sacas nada con mentirte a ti mismo, porque si hay algo que no te motiva lo suficiente simplemente no lo harás.

En sexto lugar, la lista ha de ser actualizada con regularidad. Y con regularidad no me refiero a una vez al mes ni una vez a la semana, sino que al menos una vez al día. Cuando planteo esto no exagero. Como partimos de la base de que la lista de tareas se debe usar de manera exhaustiva, cualquier persona, independiente de su estilo de vida, trabajo o aficiones tendrá al menos una decena de tareas que hacer en un día cualquiera. Hablamos de un mínimo de setenta tareas a la semana o casi cuatro mil tareas al año. Esto significa que cada día habrá que ir agregando nuevas tareas, modificando el contenido o periodicidad de otras, o cambiando la prioridad de algunas.

En séptimo lugar, los ítems de la lista deben ordenarse según su prioridad. En Todoist hay al menos dos maneras de hacer esto: definir una bandera —roja, ámbar o azul— o agregar una hora de vencimiento. En mi lista de tareas, las acciones aparecen en el siguiente orden: primero, las tareas vencidas —aquellas que no cumplí el día anterior— ; segundo, las tareas con hora de vencimiento —básicamente las rutinas de skincare de la mañana y la noche y los recordatorios de los medicamentos—; tercero, las tareas que no tienen hora de vencimiento pero sí alguna bandera de prioridad —de nuevo, roja, ámbar o azul— y finalmente, las tareas sin hora de vencimiento ni bandera de prioridad. Así, apenas abro la app tengo claridad de aquello que es más importante o que simplemente requiere ser hecho en un momento determinado del día.

En resumen, la pandemia me permitió redescubrir el valor de la productividad y la organización personal. A través de la aplicación Todoist, construí una lista de tareas que me ayudó a gestionar de manera eficiente mi tiempo y mis responsabilidades. Los principios clave para mantener una lista efectiva son: simplicidad, funcionalidad, unicidad, exhaustividad, consistencia, honestidad en cuanto a las tareas que realmente se completarán, actualización regular y priorización. Estos principios pueden ser aplicados por cualquier persona buscando mejorar su productividad y reducir el estrés asociado con la gestión del tiempo. Recuerda: lo importante no es tener un sistema perfecto sino uno que funcione para ti.

Referencias

• Ahrens, S. (2017). How to Take Smart Notes: One Simple Technique to Boost Writing, Learning and Thinking – for Students, Academics and Nonfiction Book Writers. Independently published.

• Allen, D. (2015). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity.

• Carroll, R. (2018). The Bullet Journal Method: Track the Past, Order the Present, Design the Future. Portfolio.

• Ferguson, M. J. (2014). The Drummer and the Great Mountain - A Guidebook to Transforming Adult ADD / ADHD. Luminaia Press.

• Gillihan, S. J. (2018). Cognitive Behavioral Therapy Made Simple: 10 Strategies for Managing Anxiety, Depression, Anger, Panic, and Worry. Althea Press.